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警告メール

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カスタマーサポートシステムにチケットのステータスに合わせてクローズの警告メールを作成する機能を追加するアドオン

商品コード: awesome-support-automatic-ticket-close カテゴリー:

警告メール は返信のないチケットを自動でクローズしたり、顧客に通知したりするアドオンです。

警告メール の主な機能

 

サポートチケットの仕組みを利用しているうちに、「アクティブなチケットのみに集中して対応したい」と思ったことはありませんか？

警告メール は、非アクティブなチケットを自動的にクローズしたり顧客に通知したりすることで、その悩みを解決できます。

返信のないチケットを自動でクローズ

顧客からの返信が一定期間ないチケットを自動的にクローズ（お問い合わせのステータスを「完了」とする）できます。

そのため、エージェントや管理者は、返信のあるアクティブなチケットに集中しやすくなります。

返信のないチケットに自動で通知

顧客から一定時間返信がない場合に、通知するメールを自動で送信します。

これにより、顧客側で返信の見落としがないようにできます。

このように、動きのないチケットを自動クローズすることで業務の効率化を図ることができます。

設定も非常にシンプルで、導入してすぐにこれらの機能を使いこなすことができます。

警告メール の使い方

 

■基本設定

プラグインの基本設定をしていきましょう。

ここでは、顧客から一定期間返信がないチケットを探して、顧客に自動で通知するメール設定の流れを解説します。
なお、この通知メールは何通でも作成可能です。

  1. [チケット] > [設定] > [自動クローズ] に移動
    [チケット]>[設定]>[自動クローズ]に移動
  2. 「cron 設定」を設定
    「cron 設定」を設定
  3. [変更内容を保存] をクリック
    [変更内容を保存]をクリック
  4. 「新しい警告メッセージを追加」の項目を設定
  5. [警告を追加] をクリック

これでは基本設定は完了です。

「cron 設定」は、基本的に「cron 繰り返し」の設定だけで大丈夫です。
これは顧客から一定時間返信がないチケットをチェックする頻度で、多くのユーザーは1日に1回を設定します。
チケットの量が非常に多い場合は、1時間に1回などに設定しましょう。

「新しい警告メッセージを追加」は、顧客から一定時間返信がない場合に自動で通知するメールの設定です。
チケットのステータスや返信のない期間、件名とメール本文を設定します。
なお、「クローズする」にチェックを入れると、この通知メールが送信された段階でチケットがクローズされるようになります。
「クローズする」にチェック

また、作成した通知メールを削除したい場合は、右上の [消去] をクリックしてください。
[消去]をクリック

 

このように、警告メール では非常にシンプルな設定で自動クローズの設定ができます。
業務効率の改善を図り、顧客満足度の向上に繋げましょう。